Acta de Defunción

El acta de defunción es el documento oficial que acredita el fallecimiento de la persona, fecha y lugar en que se produjo.

Tipos de actas de defunción:

• Actas Positivos: Hay dos tipos de actas de defunción positivos:
  • Extracto: Es un resumen de la información relativa al hecho del fallecimiento que consta en el Registro Civil.
  • Literal: Es una copia literal de la inscripción de defunción, conteniendo todos los datos relativos a la identidad del fallecido y al hecho del fallecimiento.
• Actas Negativos: Acreditan que no está inscrito el fallecimiento de una persona en ese Registro Civil.

Es decir, existen varias modalidades que explicamos con más detalle a continuación:

A) Actas de Defunción Positivos:

Hay dos tipos de Actas de Defunción Positivos:

Acta de Defunción Extracto: Es un resumen de la información relativa al hecho del fallecimiento que consta en el Registro Civil. Puede ser de distintos tipos:

• Ordinarios: Es el expedido en lengua castellana para aquellas comunidades autónomas cuyo único idioma oficial sea el castellano.
• Internacional o plurilingüe: Es el destinado a surtir efecto en los países que hayan ratificado el Convenio de Viena de 8 de septiembre de 1976. Este certificado se expide en el idioma oficial de todos los países firmantes del citado convenio (España, Alemania, Austria, Bélgica, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Holanda, Portugal, Suiza, Turquía, Eslovenia, Croacia, Macedonia, Bosnia, Serbia, Polonia, Montenegro, Moldavia, Lituania, Estonia, Rumanía y Bulgaria).
• Bilingüe: Siempre que se solicite un certificado en extracto en una Comunidad Autónoma que tenga su propio idioma oficial, éste será emitido en castellano y en el idioma oficial de la Comunidad Autónoma en el que se expida.

Acta de Defunción Literal: Es una copia literal de la inscripción de defunción, conteniendo todos los datos relativos a la identidad del fallecido y al hecho del fallecimiento.

B) Actas de Defunción Negativos:

Acreditan que no está inscrito el fallecimiento de una persona en ese Registro Civil.

Solicitantes del acta de defunción del Registro Civil

¿Puedo solicitar actas en nombre de otra persona?

Sí se puede. En la pantalla inicial del trámite debe seleccionar en “Persona para la que solicita el certificado de defunción” la opción “TERCERO”. Podrá solicitar certificados de nacimiento, matrimonio o defunción en los que usted NO es el inscrito, o NO es uno de los inscritos en el caso de certificados de matrimonio.

En estos casos debe indicar si el inscrito ha fallecido o está vivo y su relación con el mismo, seleccionándola en la opción de la primera pantalla de la aplicación “En calidad de”.

¿Cuándo puedo actuar como representante legal?

Podrán actuar como representante legal, por ejemplo, los padres respecto de sus hijos, cuando dichos hijos sean menores de edad. No se consideran incluidos en el grupo «Representante Legal» los siguientes:

• El representante legal que ejerce la tutela, que debe aportar la documentación que le acredite como representante legal si no constara ya en el Registro.
• El representante voluntario que actúa por mandato civil o administrativo (abogado, procurador o autorizado) que tiene que acompañar a la solicitud el documento que le faculta como autorizado (poder notarial, designación del turno de AJG, autorización administrativa…).

Cuando se actúa como representante legal en la solicitud de certificados de registro Civil, deberá marcar en la aplicación una casilla indicando que acepta la declaración responsable indicada al efecto.

¿Tengo que adjuntar una documentación acreditativa si solicito un acta de defunción en nombre de otra persona?

Hasta la completa entrada en vigor de la ley 20/2011 no se va a exigir, de forma general, la aportación de documentación justificativa o acreditativa del interés legítimo a aquellos terceros que lo requieran. Se podrá exigir la aportación de dichos documentos para la expedición de certificados únicamente si la solicitud va dirigida a una oficina de Registro Civil en la que ya se haya implantado el nuevo modelo de Registro Civil. La aplicación de sede electrónica solicitará la documentación acreditativa solo en este caso, es decir, cuando en la oficina de destino esté implantado el nuevo modelo de Registro Civil.

El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas competentes prevén completar la completa transformación de Modelo Registral en las oficinas actuales de Registro Civil antes de finalizar el año 2023.

Durante el periodo de convivencia de las leyes de 8 de junio de 1957 sobre el Registro Civil, y 20/2011, de 21 de Julio, del Registro Civil, en el que se está implantando de forma progresiva el nuevo modelo registral, solo tendrán que aportar estos documentos acreditativos si la oficina que tramite el expediente ya esté bajo el mandato de la Ley 20/2011.

Se previene al solicitante del acta de defunción de que, si no explica causa justificativa, necesidad y destinatario, la solicitud será denegada.

Se podrá exigir la aportación de dichos documentos cuando solicite un certificado como tercero en determinados casos:

• Cuando en el campo “En calidad de” seleccione: “Autorizado por el inscrito o por su representante” u “Otros”, para certificados de nacimiento o matrimonio.

Obtención del acta de defunción del Registro Civil

Solicitar Acta de Defunción

¿Puedo obtener los actas del Registro Civil electrónicamente en el momento?

Para obtener los actas de defunción del Registro Civil en el momento, los hechos sobre los que se solicitan deben estar asociados a oficinas del Registro Civil digitalizadas o informatizadas, en otro caso no será posible.

Si se cumple la condición del párrafo anterior, se podrán obtener los certificados en el momento en los siguientes casos:

Cuando usted sea el inscrito, es decir que lo esté solicitando para usted mismo. Casos de actas de nacimiento y matrimonio.

En las siguientes situaciones cuando lo solicite como tercero, es decir, que lo solicite para otra persona:

• Si el inscrito está vivo y usted es su representante legal. Solo para certificados de nacimiento. Excepto cuando la finalidad es para obtener el DNI/Pasaporte y la inscripción se realizó con la Ley de 1957, en este caso requerirá tramitación y será enviada por correo postal al domicilio del solicitante.
• Si el inscrito ha fallecido y usted está en el grupo de “Hijos de, Cónyuges de y Parejas de hecho” respecto al inscrito. Para certificados de nacimiento y matrimonio.

En el resto de casos NO se obtendrá el certificado en el momento electrónicamente.

¿Los actas de defunción se pueden obtenerse electrónicamente al momento?

Por ahora no podrán obtenerse, en general, electrónicamente al momento los certificados de defunción. Para las inscripciones realizadas en oficinas en las que se vaya implantado el nuevo
modelo de Registro Civil, sí será posible.

¿Las personas con un solo apellido pueden obtener el acta de defunción al momento?

Por ahora, NO será posible obtener los actas de defunción al momento para personas con un solo apellido.

¿Los actas de hechos registrados en consulados pueden obtenerse al momento?

Podrán obtenerse electrónicamente a partir de la entrada en vigor de la “Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil” para los hechos ocurridos una vez haya entrado en vigor dicha ley, según
vayan adoptando las oficinas de registro civil consular el nuevo modelo de Registro Civil.

¿Cómo obtengo el acta de defunción si no se proporciona electrónicamente en el momento?

En el resto de supuestos no indicados en ¿Puedo obtener los actas de registro civil en el momento electrónicamente? la aplicación, en función del caso, le solicitará unos u otros datos y le irá guiando en el proceso, podrán darse dos situaciones:

• Su solicitud será enviada a tramitar por un funcionario, y una vez estudiada y aceptada, se le remitirá el certificado a la dirección de correo postal que indique en su solicitud.
• En caso de que el hecho sobre el que se solicita la certificación se encuentre en una oficina de registro civil NO informatizada, la propia aplicación le indicará que debe solicitarlo presencialmente.

¿Puedo seleccionar el idioma del acta de defunción?

La aplicación permite seleccionarlo, pero solo se proporcionará el certificado en el idioma solicitado cuando sea posible. Para las inscripciones digitalizadas y para las informatizadas en papel puede no ser posible expedirlos en el idioma solicitado.

Verificación de actas electrónicas de defunción del Registro Civil

¿Para la verificación de actas electrónicas de Registro Civil es necesario identificarse?

En cada una de las secciones: nacimiento, matrimonio o defunción, hay disponibles dos trámites para verificar las certificaciones electrónicas de registro civil, una en la que hay que identificarse electrónicamente y otra en la que no es necesario. La diferencia entre ambos trámites es la siguiente:

• Verificación SIN identificación electrónica: En este trámite solo podrá visualizar el documento electrónico cuya validez se desea comprobar, pero no será posible su descarga.
• Verificación CON identificación electrónica: En este trámite se podrá visualizar y descargar el documento electrónico cuya validez se desea comprobar si la persona identificada es la misma que solicitó el certificado de registro civil cuya validez se está comprobando. En otro caso, si la persona identificada y la que solicitó el certificado son diferentes, el servicio solo permitirá visualizar el certificado cuya validez se quiere comprobar.

>>> Verificar Actas de Defunción

Publicidad registral mediante actas o certificados

La Ley concibe el Registro Civil como un registro electrónico en el que se practican asientos informáticos, que da fe de los hechos y actos del estado civil y organiza la publicidad instrumental de los mismos.

La publicidad registral material consiste en el conjunto de derechos sustantivos que de la inscripción se desprenden en beneficio de quien inscribe, que a su vez se encuentra protegido por las presunciones de legalidad, exactitud e integridad (artículos 13, 16 y 81.3 LRC).

La publicidad registral formal deriva del hecho de ser un registro público y se refiere, desde este punto de vista, al derecho que tiene todo ciudadano con plena capacidad de obrar, o bien asistido por su representante legal, a tomar conocimiento de los asientos del Registro Civil que figuren en su registro individual, de forma ilimitada; al acceso a los datos que consten en el Registro Civil por
parte de la administración pública en el desempeño de sus funciones y al de terceros que acrediten tener interés legítimo en obtener información registral de los datos que soliciten conocer (artículos 15 y 80 y siguientes de la LRC).

Las certificaciones o actas son aquellos documentos que permiten obtener la publicidad de los asientos obrantes en el Registro Civil, a solicitud de los sujetos inscritos, sus representantes legales o
terceros con interés legítimo.

El acta de defunción tiene valor de documento público y probatorio respecto de los datos que constan en los asientos del Registro Civil. Dichas certificaciones se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el RC, pero si por circunstancias excepcionales, la certificación no fuese conforme con los datos que consten en el Registro Civil, se estará a lo que de éste resulte, sin perjuicio de la responsabilidad que proceda.

Los canales que puede utilizar un solicitante son:

• Sede Electrónica.
• Presencial en Oficinas del Registro Civil (Oficinas Generales, Oficina Central, Oficinas Consulares y oficinas colaboradoras).
• Ventanilla física colaboradora: Por ejemplo: Notarías que actúan como terceros intermediarios.

Como se ha indicado anteriormente y atendiendo a lo previsto por el artículo 15 de la LRC, los ciudadanos tendrán libre acceso a los datos que figuren en su registro individual y, por ende, las
personas que ostenten su representación legal o sean autorizadas por el propio titular o dicho representante legal. No obstante, también podrá obtenerse información registral por parte de un
tercero distinto del titular del registro individual, siempre que se identifique y que exista un interés legítimo para ello.

Como criterio básico para valorar la existencia de ese interés legítimo, se establece que la finalidad de la solicitud deberá estar vinculada a la propia naturaleza del Registro Civil y no a otros fines
mercantiles o comerciales distintos.

A continuación, se detallan por grupos los tipos de interesados, debiendo tenerse en cuenta que en todos los casos los solicitantes deben acreditar su identidad o autenticarse al formular la petición:

Con acceso libre a sus propios datos o a los datos de su representado o autorizante, integrado por:

• El titular del registro individual.
• Su representante legal, cuando el titular sea menor de edad o con capacidad jurídica modificada judicialmente.
• Persona distinta que contara con autorización del titular o del representante legal del titular vivo, aportando autorización del inscrito o del representante legal, a través del medio legal oportuno.

Personas distintas de las anteriores para las que se presume la existencia de interés legítimo, en virtud de su relación de parentesco y del carácter público del Registro Civil. Serían:

• El cónyuge.
• La pareja de hecho.
• Los ascendientes y descendientes hasta el segundo grado.

Terceros distintos del titular del registro individual, su representante legal o autorizado y de las personas con presunción de interés legítimo derivada de parentesco que tendrían que demostrar o hacerse responsables de la existencia de ese interés legítimo. Serían:

• Terceros intermediarios: Por ejemplo, la solicitud puede ser presentada por el Notario actuando de ventanilla física colaboradora, en su condición de funcionario público; que hace constar en su solicitud que ha comprobado previamente en el ejercicio de sus funciones la identidad y la existencia de interés legítimo del destinatario final de la certificación. De ahí que se hable de tercero intermediario, porque es el Notario el que comprueba la identidad e interés legítimo del interesado.
• Terceros no autorizados: Por ejemplo, acreedores del sujeto inscrito.
• Autoridades Administrativas y Judiciales: Aquellas administraciones públicas, entidades u organismos públicos que, por cualquier motivo excepcional, no cuenten con otros accesos al Registro Civil disponibles de forma temporal, pero necesiten obtener cierta información por causa fundada en normativa legal, podrán dirigirse a las oficinas del Registro Civil a través de este régimen de acceso para publicidad por certificación. Por ejemplo, Juzgados.
• Autorizados por el Juez de 1ª Instancia: Por ejemplo, cuando el sujeto inscrito ha fallecido y la petición se refiere a datos especialmente protegidos (Ley 20/2011, Art. 84)

A la vista de lo anterior, la nueva Ley introduce la necesidad de valorar el interés legítimo del solicítate del certificado de defunción y por tanto el nuevo sistema modela la distinta casuística de los solicitantes, que además deberán estar identificados por medios electrónicos.

Regulación y requisitos en la expedición de Actas de Defunción 

INSTRUCCIÓN de 20 de marzo de 2002, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en materia de recepción y despa­cho de solicitudes de certificaciones de defunción en los Registros civiles por vía telemática.

El artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la infor­matización de los Registros y de la expedición de cer­tificaciones por ordenador.

Posteriormente la Ley Orgá­nica 7/1992, de 20 de noviembre, reiteró el recono­cimiento de la necesidad de informatización disponiendo que las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado, dando nueva redacción al ar­tículo 6 de la Ley del Registro Civil, y la disposición final tercera de esta última establece que reglamenta­riamente se determinarán los requisitos y la forma de practicar los asientos y expedir las certificaciones.

En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 fijó en su artículo 6, dentro del marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, el modo de expe­dición de las certificaciones de los libros registrales infor­matizados.

Estas previsiones fueron finalmente comple­mentadas por la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 que aprobó los nuevos modelos y formatos de las certificaciones expedidas por los Regis­tros civiles informatizados (vid. artículo 4).

El citado proceso de informatización, en base a los equipos y nuevas tecnologías de la información y de las comunicaciones con que se dota a los Registros civi­les, permite facilitar a los usuarios e interesados sus comunicaciones con tales Registros, evitando en gran medida desplazamientos y trámites presenciales.

En este ámbito es de particular interés facilitar la posibilidad de que las solicitudes de certificados de defunción puedan remitirse por los interesados a los Registros civiles com­petentes por vía de correo electrónico.

Ciertamente, si el artículo 23 del Reglamento del Registro Civil permite como regla general, en armonía con el principio general de simplificación administrativa y con la ausencia de rigorismo formal que caracteriza las actuaciones del Registro Civil en sus relaciones con los particulares, que puedan solicitarse las certificaciones oralmente, y el ar­tículo 375 del mismo Reglamento dispone que serán cumplidas las peticiones de certificaciones que se reci­ban directamente por correo, también ha de ser posible la formalización de tales solicitudes por la moderna vía del correo electrónica.

A tal fin resulta conveniente esta­blecer las reglas precisas para unificar la práctica registral en este ámbito, dotando al tiempo de seguridad jurídica, confianza y certeza tanto a los usuarios como a los Encar­gados de los Registros.

En su virtud, la Dirección General, en uso de las facultades que tiene conferidas conforme al artículo 4.1.h) del Real Decreto 1474/2000, de 4 de agosto, de estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia, y de la habilitación de desarrollo y ejecución contenida en la disposición final primera de la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001, ha acordado las siguientes reglas:

Primera. Presentación de solicitudes de acta de defunción por correo electrónico:

Los Registros civiles informati­zados, dotados con cuenta de correo electrónico propia, considerarán válidamente formalizadas a los efectos de su despacho las solicitudes de certificado de defunción que reciban a través de la indicada cuenta, salvo los supuestos con­templados en el artículo 23 del Reglamento del Registro Civil, así como los relativos a la regla séptima de esta Instrucción.

Segunda. Modelos de solicitud de acta de defunción:

La solicitud de acta de defunción podrá realizarse utilizando el modelo normalizado que a tales efectos se encuentra publicado en la página web del Ministerio de Justicia o en cualquier otro.

La solicitud, en todo caso, deberá contener los datos necesarios para la busca, conforme al párrafo final del artículo 23 del Reglamento del Registro Civil.

Entre tales datos será imprescindible indicar los de identidad de la persona o personas inscritas, el lugar del hecho inscrito al que haya de referirse la certificación y, al menos con cierta aproximación, la fecha de acaecimiento del hecho.

Ade­más de ello se especificará el tipo de certificación que se pide, literal o en extracto. En defecto de manifestación sobre este punto se expedirán en extracto. Finalmente, se deberá indicar la finalidad para la que se solicita la certificación.

Tercera. Solicitudes del acta de defunción con datos incompletos:

En caso de que la solicitud del certificado de defunción no contuviera alguno de los datos indicados en el apartado anterior haciendo impo­sible la localización de los datos a que se haya de referir la certificación de defunción, el Encargado y, por su delegación el Secretario o funcionario designado al efecto, lo pondrá en conocimiento del solicitante por la misma vía elec­trónica a fin de que pueda subsanar tal omisión, con­forme a la obligación de informar a los interesados para facilitarles la publicidad registral establecida en el ar­tículo 17 del Reglamento del Registro Civil.

Cuarta. Legitimación de los solicitantes del acta de defunción:

En materia de legitimación de los particulares para obtener certi­ficados de defunción del Registro Civil rige, en el ámbito a que se refiere esta Instrucción, la regla general de presunción de interés en conocer los asientos en quien solicita la certificación establecida por el párrafo 2.o del artícu­lo 17 del Reglamento, con las limitaciones también de carácter general previstas en los artículos 21 y 22 del mismo Reglamento y en los términos de la Instrucción de este centro directivo de 9 de enero de 1987.

En consecuencia, en caso de solicitudes múltiples referidas al mismo asiento o documento por parte de particulares el Encargado adoptará las determinaciones oportunas a fin de evitar abusos y preservar la intimidad de los sujetos inscritos, denegando en caso de duda la expe­dición de la segunda y sucesivas certificaciones de un mismo asiento o documento, sin perjuicio del recurso previsto en el artículo 25 del Reglamento contra las dene­gaciones indebidas.

Quinta. Plazo de expedición del acta de defunción:

Si no se ha indicado en la solicitud el carácter urgente del acta de defunción ésta deberá ser expedida o denegada en el plazo de los tres días siguientes al de la formulación de la solicitud, con exclusión en el cómputo del día primero, conforme al artículo 6 del Reglamento del Registro Civil.

En caso de solicitud con carácter de urgencia justificada rige el plazo de expedición de veinticuatro horas establecido por el artículo 24 del Reglamento del Registro Civil.

Sexta. Organización de la oficina registral:

A los efectos de lo dispuesto en los apartados anteriores, el Encargado con la colaboración del Secretario adoptará las disposiciones necesarias para:

• Asegurar la apertura, al menos, una vez al día del correo electrónico recibido en su Registro, dando acuse de recibo electrónico.
• Garantizar la igualdad de trato en el orden de su despacho y expedición de las solicitudes de certi­ficaciones recibidas por correo electrónico y las recibidas por las vías tradicionales, respetando en dicho despacho el orden de su recepción.
• Designar a un funcionario adscrito al servicio registral como responsable de tales tareas, sin perjuicio, en su caso, de las restantes funciones que tuviere atri­buidas.

Séptima. Excepciones en materia de publicidad res­tringida:

Se exceptúa de la regla general de admisibi­lidad de la presentación de las solicitudes de acta de defunción por correo electrónico los supuestos de publicidad res­tringida.

Los actas de defunción que contengan alguno de los datos reservados enumerados en el artículo 21 del Reglamento del Registro Civil (filiación adoptiva, no matrimonial o desconocida, rectificación del sexo, causas del divorcio, etc.), únicamente pueden ser expedidas sin autorización especial a las personas que menciona en cada caso el artículo 22 del propio Reglamento.

Si el acta de defunción es solicitada por otra persona, resulta imprescindible que ésta obtenga la autorización expresa del Encargado, ante quien debe justificar su interés legí­timo y razón fundada para la petición.

La expedición de actas de defunción indicadas en el párrafo anterior requieren una comprobación fehaciente de la identidad del peticionario, debiéndose verificar por el Encargado o, en su caso, Secretario u oficial habilitado, mediante comparecencia personal y directa en la oficina de Registro del propio solicitante o quien acredite sufi­cientemente tener atribuida su representación.

Octava. Presentación de solicitudes de Actas de Defunción por telefax:

Las reglas anteriores serán aplicables ana­lógicamente en los casos de presentación de solicitudes de certificación registral por medio de telefax, tanto en los Registros civiles informatizados como en aquellos otros que todavía no se han incorporado a dicho proceso de informatización pero que han sido dotados con equi­pos de comunicación mediante telefax.