Las cuentas anuales se pueden presentar de dos formas en el Registro Mercantil:
- De forma telemática en la web www.registradores.org.
- O bien de forma presencial en el Registro Mercantil, y se puede hacer en formato papel, cd o dvd.
En cada Registro Mercantil provincial sólo se pueden presentar las cuentas de las sociedades domiciliadas en su provincia, y no las sociedades domiciliadas en otras provincias.
Depósito de cuentas es la acción de presentar las cuentas en el Registro Mercantil, depositar las cuentas anuales aprobadas por la empresa, aunque también se hace referencia comúnmente con depósito de cuentas a los documentos que han sido presentados y no sólo a la acción de presentarlos.
Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales y como fecha límite el 31 de julio, las empresas domiciliadas en la provincia de Albacete deben presentar o depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Junto con las cuentas anuales se debe presentar en el Registro Mercantil la certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado, a la que se debe adjuntar también un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como el informe de gestión y el informe de los auditores, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera practicado a petición de la minoría.
Si alguna o varias de las cuentas anuales se ha formulado en forma abreviada, se debe hacer constar así en la certificación con expresión de la causa.
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, ejerce la potestad sancionadora por el incumplimiento por parte de las empresas de la obligación del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Se tienen que presentar los siguientes documentos en el Registro Mercantil al realizar el depósito de cuentas:
a) Instancia de presentación de las cuentas.
b) Hoja de datos generales de identificación.
c) Declaración medioambiental.
d) Modelo de autocartera.
e) Las cuentas anuales con la siguiente información:
- Balance.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo (en caso de que se tenga la obligación de formularlo).
- Memoria.
f) Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados (éste documento debe tener las firmas legitimadas notarialmente).
g) Y los siguientes documentos si se tiene obligación de formular informe de gestión y someter las cuentas a auditoría externa:
- Informe de gestión.
- Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
- Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar o presentar las cuentas dentro del plazo establecido dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
Cuando la empresa o, en su caso, el grupo de empresas tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad, su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil.
En el supuesto de que los documentos anteriormente descritos hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Las infracciones citadas prescribirán a los tres años.
El Registrador de Albacete conservará las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil durante seis años a contar desde la publicación del anuncio del depósito en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil».
Si en el local del Registro Mercantil no hubiere espacio suficiente para la debida conservación de las cuentas y documentos complementarios, el Registrador Mercantil de Albacete, previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, podrá depositarlo en otro lugar adecuado o sustituir la conservación material por el almacenamiento mediante procedimientos informáticos de lectura óptica dotados de garantías suficientes.
Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro Mercantil el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan las inscripciones relativas al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.
Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.
¿Cómo presentar las cuentas online en el Registro Mercantil?
Para presentar las cuentas de una sociedad sin desplazarse al Registro Mercantil, puede hacerlo a través de la web www.registradores.org.
Al cierre del ejercicio el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio un estado de flujos de efectivo y la memoria.
Estos documentos forman una unidad y deben redactarse con claridad y mostrar una imagen fiel del patrimonio de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Las cuentas anuales deberán ser firmadas por las siguientes personas que responderán de su veracidad:
- Por el propio empresario si se trata de una persona física.
- Por los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
- Por los administradores de las sociedades.
Los empresarios que en virtud de las disposiciones legales vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a su aprobación.
Documentos a depositar:
- Solicitud firmada por el presentante.
- Certificación del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas notarialmente, que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado. La certificación expresará si las cuentas han sido formuladas de forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa. La certificación expresará igualmente, bajo fe del certificante, que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa. El informe de los auditores de cuentas deberá estar firmado por éstos.
- Un ejemplar de las cuentas anuales, debidamente identificado en la certificación.
- Un ejemplar del informe de gestión.
- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
- Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
- Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. Previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, estos documentos contables podrán depositarse en soporte magnético.
De la presentación de las cuentas se practicará asiento en el Libro Diario en el que se identificará al solicitante y al presentante y se relacionarán los documentos presentados. Este asiento tendrá una vigencia de cinco meses.
Calificación e inscripción del depósito:
El Registrador calificará exclusivamente, bajo su responsabilidad, si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la Junta general o por los socios, así como si constan las preceptivas firmas.
Verificado el cumplimiento de estos requisitos, Registrador tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el Libro de depósito de cuentas y en la hoja abierta a la sociedad. El Registrador hará constar también esta circunstancia al pie de la solicitud, que quedará a disposición de los interesados.
La publicidad de las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil se hará efectiva por medio de certificación expedida por el Registrador o por medio de copia de los documentos depositados, a solicitud de cualquier persona. La copia podrá expedirse en soporte informático.